Denk als een vrijwilliger: inspelen op verwachtingen is de sleutel

Goededoelenorganisaties die sterk missiegedreven zijn, trekken mensen aan die hun gedachtegoed steunen. Vrijwilligers van Greenpeace staan bijvoorbeeld pal achter de missie en de middelen. Bij dergelijke actiegedreven organisaties is minder verloop, want wie vindt het niet sexy om op een snelle boot te varen of te kunnen abseilen van een kantoorgebouw? Het wordt lastiger als vrijwilligers persoonlijkere motieven hebben, zoals behoefte aan sociale contacten. Dan gaat het minder om de missie en is het verloop vaak groter. De vraag die centraal staat in dit artikel is: hoe behoud je vrijwilligers voor je organisatie en hoe haal je meer uit de samenwerking?

Het waarom van vrijwilligerswerk

Vrijwilligerswerk ontstaat omdat een organisatie hulp nodig heeft om een missie te realiseren. Vaak uit financiële noodzaak, want zeker een beginnende organisatie heeft weinig financiële middelen. Er zijn handen en hoofden nodig, die komen van vrijwilligers. De organisatie bedenkt wat er nodig is, wat voor typen mensen daarbij kunnen helpen en hoe ze die aan zich binden: zij denken in vrijwilligersgroepen. De vrijwilliger heeft een eigen perspectief, individuele behoeften en motieven. Die voelt zich bijvoorbeeld aangetrokken tot een gezondheidsfonds als een naaste een bepaalde ziekte heeft gehad en wil uit intrinsieke motivatie iets voor het gerelateerde fonds doen. De behoefte om iets te betekenen en zich daar goed bij te voelen is dan de drijfveer. In de ideale situatie voert de individuele vrijwilliger taken uit die passen bij zijn of haar vaardigheden en ambities. De kunst is dat goed te laten aansluiten bij de behoeften van de vrijwilligersorganisatie.

De vrijwilliger engagement-piramide

Door te denken vanuit de behoeften van de vrijwilliger en daar optimaal op in te spelen, kan een organisatie veel meer uit de samenwerking halen. Want je kunt vrijwilligers op verschillende manieren aan je binden. Voor vrijwilligersorganisaties staat het goed uitdragen van hun missie op één. Daarnaast is het van groot belang om duidelijk en structureel te communiceren over hoe belangrijk de bijdrage van vrijwilligers is voor het realiseren van die missie.

Iedere vrijwilliger heeft eigen verwachtingen en behoeften

Elke vrijwilliger heeft verwachtingen en behoeften waarvan een organisatie zich bewust moet zijn. De vrijwilliger engagement-piramide (zie afbeelding) geeft die aan, met de meest fundamentele verwachtingen aan de basis en de meest geavanceerde aan de top van de piramide. De randvoorwaarden vanuit het organisatieperspectief zijn bijpassend. Vaak hebben vrijwilligersorganisaties wel degelijk aandacht voor werkondersteuning, trainingen en opleidingen. Maar als zij niet in staat zijn om te voldoen aan álle verwachtingen van de vrijwilliger, loopt die toch weg.

1. Ken de individuele vrijwilliger

De kernboodschap is, dat vrijwilligers niet als groep maar als individuen moeten worden benaderd. Dat begint bij een complete en up-to-date vrijwilligersadministratie met basisgegevens, informatie over beschikbaarheid, flexibiliteit, vaardigheden en interesses. Denk aan een juridisch specialist die liever uitvoerend bezig is dan meedraait op de juridische afdeling. Ken de vrijwilliger die zich bij jou heeft aangesloten en leg dit vast in je administratie, dan is deze selectief te benaderen voor een passend activiteitenaanbod. Negen van de tien vrijwilligersorganisaties hebben nauwelijks een beeld van wie wat kan en wil. Zij laten de administratie over aan een lokale organisator die Excelsheets en telefoonlijsten bijhoudt en Whatsappgroepen creëert. Die zijn nooit compleet en de gegevens zijn alleen lokaal beschikbaar. Bovendien heb je als organisatie geen grip op wat er over je verteld wordt.

2. Beste mevrouw, eh... mijnheer?

Minstens zo belangrijk is dat je snapt hoe mensen benaderd willen worden. Je kunt een prachtig verhaal hebben waarom vrijwilligers bij jouw organisatie moeten komen (‘Het is goed voor je sociale netwerk en je leert er zoveel van’). Als er vervolgens irritatie ontstaat doordat iemand met een verkeerde aanhef wordt aangesproken, kan het enthousiasme snel verdwijnen. Er zijn nog steeds mensen die alleen per post benaderd willen worden. Je kunt dat als organisatie te lastig vinden, maar dan neem je feitelijk afscheid van die groep vrijwilligers. Houd rekening met de communicatievoorkeuren die mensen om allerlei redenen hebben, dat kan ze vasthouden.

3. Vrijwilliger verwacht ondersteuning bij activiteiten

Als vrijwilligers zich aanmelden bij jouw organisatie, wil je weten met welke motieven zij dat doen. Dat wordt vaak het handelingsperspectief genoemd. Iemand biedt zich aan met de verwachting relevant werk te kunnen doen en bij te dragen aan de missie van de organisatie. Als dat de belangrijkste drijfveren voor aanmelding zijn, wil je dat als organisatie goed ondersteunen. Een vrijwilliger voor bijvoorbeeld Humanitas die mensen gaat helpen hun financiële huishouding op orde te krijgen, moet niet alleen de juiste kennis in huis hebben, maar ook ondersteund worden vanuit Humanitas in de manier waarop dat volgens de organisatie moet gebeuren. Mensen hebben hulp nodig bij het vinden van de activiteiten die bij hen passen en verwachten bij de uitvoering ondersteuning en hulpmiddelen te krijgen.

4. Effectief communiceren en samenwerken

Er zijn maar weinig vrijwilligerstaken die iemand helemaal alleen uitvoert. Het is nodig en prettig om samen te werken, bijvoorbeeld bij een groepsactiviteit of als er verschillende disciplines betrokken zijn. De vrijwilliger mag van de organisatie verwachten dat die samenwerking wordt gefaciliteerd, niet alleen vanuit functioneel maar ook vanuit sociaal perspectief.

Gerichte benadering en ondersteuning biedt veel kansen

5. Erkenning en waardering

De vrijwilliger werkt niet voor geld, maar heeft vaak wel behoefte aan erkenning en waardering. De vrijwilliger die zich al vijf jaar inzet voor de organisatie, vindt het waarschijnlijk leuk om een bos bloemen te krijgen of in de nieuwsbrief genoemd te worden. Een persoonlijke benadering moet goed aansluiten bij de verwachtingen van de betreffende persoon. Dat kan alleen maar als de basis van de piramide op orde is.

Zonder ICT lukt het niet

Denk vanuit de vrijwilliger, maak het werk leuk en gemakkelijk en voorkom frustraties. Zijn de dingen goed geregeld dan wordt dat als normaal ervaren, maar zijn ze dat niet dan leidt dat snel tot boosheid of teleurstelling. Bijvoorbeeld: ‘Ik weet niet bij wie ik met mijn vraag terecht kan,’ of: ‘Nu word ik wéér gevraagd voor een activiteit waarvan ik heb aangegeven dat ik dat niet wil doen’. Die situaties voorkomen, lukt alleen maar als je met flexibele systemen werkt waarin die vrijwilligersgegevens worden beheerd die voor een organisatie van belang zijn.

Compleet relatiebeeld van de vrijwilliger

Alle informatie die een individuele vrijwilliger verstrekt en genereert door werk uit te voeren, vertaalt zich uiteindelijk in data. Breng je die samen met andere data van de organisatie in één database, dan kun je alle mogelijke doorsnedes maken waar zowel de organisatie als de vrijwilliger optimaal profijt van heeft. De activiteiten die door vrijwilligers worden georganiseerd en uitgevoerd, moeten natuurlijk goed worden ondersteund. Bovendien wil je de impact die ze maken graag zichtbaar maken. Dat kan alleen door optimale ICT-ondersteuning van álle vrijwilligersprocessen, zowel centraal als lokaal. Dat maakt een gespecialiseerd vrijwilligerssysteem al snel onmisbaar. Als je vastlegt wat elke vrijwilliger kan, wil en nodig heeft, wordt gerichte benadering en ondersteuning mogelijk. Dat helpt de motivatie en betrokkenheid verhogen en kan de vrijwilliger voor de langere termijn aan je binden.

--

Dit artikel stond eerder in Vakblad fondsenwerving, jaargang 27, nummer 2, dat in mei 2025 verscheen.