Je evenement zat vol energie, deelnemers waren enthousiast en de foto’s spreken voor zich. Maar als je naar de sponsorteller kijkt, blijft die achter bij de ervaring van de dag. Je had er meer van verwacht. Een kleine groep deelnemers heeft veel opgehaald, terwijl de rest achterblijft. Voor veel goede doelen met fondsenwervende sportevenementen is dit een herkenbaar gevoel. Het goede nieuws? Er is veel meer uit die deelnemers te halen.
Branded content
Dit artikel wordt je aangeboden door Catch of the Day. De inhoud valt buiten de redactionele verantwoording van Vakblad fondsenwerving.
Logistiek klopt, fondsenwerving blijft achter
Organisaties steken veel energie in het evenement zelf. De route is goed, de tijdregistratie werkt en de finishfoto’s staan al op social media. Maar ondanks al die inzet blijft de sponsorteller van veel deelnemers ver achter bij de verwachting.
Dat komt niet omdat deelnemers niet geïnteresseerd zijn; vaak betekent het dat ze nog niet op de juiste manier getriggerd zijn om in actie te komen. Een sporter is nog geen fondsenwerver, en als organisator moet je hen de handvatten geven.
Haal meer uit de middengroep
Veel communicatie is informatief en gaat over praktische zaken rondom het evenement. Daarmee laat je veel potentieel liggen. Zonder gerichte activering blijft een grote groep passief, terwijl daar juist de meeste groeimogelijkheden zitten. Het gaat erom deelnemers te laten zien hoe belangrijk hun inzet is en ze actief te begeleiden.
Organisaties hebben het gevoel dat ze voorzichtig moeten zijn met het aantal contactmomenten, maar in de praktijk blijkt dat deelnemers aan evenementen extra communicatie als waardevolle steun ervaren, vooral wanneer het op het juiste moment komt. Ze willen weten waarom hun inzet belangrijk is, hoe ze het verschil maken én worden graag beloond. Juist dan wordt de motivatie aangewakkerd.
Behandel deelnemers als major donors
Iemand die zijn of haar netwerk écht in beweging krijgt, haalt al snel een bedrag op dat vergelijkbaar is met wat je van een grote gever verwacht. Toch gaat er naar die grote gever veel meer aandacht: persoonlijk contact, erkenning, een gekoesterde relatie. Gun je topfondsenwerver datzelfde gevoel.
Uit campagnes van Catch of the Day blijkt dat deelnemers met de juiste begeleiding gemiddeld dertig procent meer donaties ophalen. Niet omdat ze ineens betere fondsenwervers zijn. Maar omdat ze weten wat ze moeten doen, en weten dat het ertoe doet.
Drie fases die het verschil maken
Catch of the Day ontwikkelde op basis van meer dan honderd fondsenwervende evenementen een concrete aanpak: FundBoost. Dit model zorgt ervoor dat elke deelnemer de juiste boodschap krijgt op het juiste moment, passend bij hun gedrag en fase in de campagne. Die boodschappen draaien altijd om drie dingen: het waarom, het hoe en het belonen.
1) Onboarding: meteen activeren
Direct na inschrijving begint de onboarding. Niet met een simpele “succes met je actie!”, maar met motivatie én een concrete eerste stap: waarom doet dit ertoe, en hoe vraag je je eerste donatie? Vroege starters halen structureel meer op en elke dag zonder actie is een gemiste kans.
2) Mijlpaalfase: erkenning onderweg
Wanneer een deelnemer zijn eerste donatie ontvangt of een mijlpaal bereikt, verdient dat echte erkenning. Dit kan in de vorm van een persoonlijk bedankje, een korte video of zelfs een kleine beloning. Zulke gebaren hebben een groot effect: trotse deelnemers haken niet af.
3) Boostfase: de laatste weken
In de laatste weken komt de boostfase. Er wordt urgentie gecreëerd, er wordt een helder einddoel gesteld en deelnemers krijgen kant-en-klare berichten om te delen. In deze fase verdubbelt de teller van jouw event.
Meer contact, minder weerstand
Een veelgehoorde zorg is: ‘Onze deelnemers zitten niet te wachten op nog meer mails.’ Maar de praktijk vertelt een ander verhaal. Bij organisaties die FundBoost inzetten, hebben de mails een open rate boven de tachtig procent en clickrate boven de twintig procent.
Dat komt doordat de berichten aansluiten bij wat de deelnemer op dat moment doet of bereikt. Geen generieke campagneboodschappen, maar communicatie die aanvoelt als persoonlijke ondersteuning. Het verschil zit niet in hoe vaak je mailt, maar in hoe relevant je bent. Sterke mails zijn kort, relevant en sturen deelnemers gericht naar de juiste pagina om in actie te komen.
Begin klein, begin vandaag
Je hoeft niet te wachten op een nieuw communicatieplan of een groter budget. Voeg een paar fondsenwervende mails toe in jouw actieplatform. Combineer een inspirerend verhaal over je doel met een concrete tip. Durf vaker van je te laten horen. Zet praktische informatie op een centrale pagina, zodat je mailings vrij blijven voor wat écht het verschil maakt.
Elke deelnemer vertegenwoordigt potentieel. De vraag is alleen of je dat potentieel benut.
--
Wil je meer weten over FundBoost en hoe deze strategie jouw opbrengst laat groeien? Download het whitepaper van Catch of the Day hier.
Over de auteur
Ivo voor den Dag organiseert sinds 2012 fondsenwervende evenementen, waaronder Stelvio di KiKa en Ventoux3. Vanuit die praktijkervaring ontwikkelde hij de FundBoost-methodiek: een aanpak waarmee deelnemers stap voor stap worden begeleid om meer uit hun actie te halen. Met Catch of the Day ondersteunt hij goede doelen en events op het gebied van fondsenwerving en online marketing.
