Incasseren: een vaardigheid die elke fondsenwerver nodig heeft

Marieke van Asten (Breadfruit House Dominica Foundation): 'Je voorstel wordt niet altijd gekozen'

Marieke van Asten woont in Dominica, een klein Caribisch eiland tussen Guadeloupe en Martinique. Na de verwoestende orkaan Maria in 2017 richtte zij de Breadfruit House Dominica Foundation op. De stichting biedt kinderen uit kwetsbare gezinnen een veilige plek waar zij zich via creativiteit kunnen uiten, zelfvertrouwen opbouwen en leren omgaan met moeilijke ervaringen.

Wat betekent 'incasseren' voor jou als fondsenwerver?

‘In het begin voelde een afwijzing bij een vermogensfonds voor mij vooral als falen, terwijl ik mijn best had gedaan een goede aanvraag te schrijven. Elke afwijzing doet pijn maar je leert dat jouw voorstel, hoe goed het ook is, niet altijd wordt gekozen. Voor mij betekent incasseren dat ik me op zo´n moment realiseer dat ik het voor de kinderen doe. Dat maakt het de moeite waard.’

Jij hebt niet alleen met fondsen te maken, maar ook met een overheid hier die je werk belemmert.

‘In Nederland is alles geregeld: we zijn ingeschreven, hebben een bankrekening en een anbi-status. Maar hier lukt het maar niet. Ik wacht inmiddels al drieënhalf jaar op de lokale registratie van de stichting. Steeds hoor ik dat mijn aanvraag 'in behandeling' is of dat ik word teruggebeld. Er gebeurt niets. Ik kreeg zelfs te horen dat mijn stichting onderzocht zou worden door de politie. Toen dacht ik echt: oké, nu ben ik er klaar mee.’

Was dat het moment waarop je wilde stoppen?

‘Ja. Ik was letterlijk uitgeput en heb een half jaar de stekker eruit getrokken. Ik dacht: waar doe ik het eigenlijk nog voor? Mensen hebben vaak geen idee wat er allemaal bij komt kijken als je een kleine stichting runt. Ik doe alles zelf: de website, iedere maand een blog, de financiële rapportages in het Nederlands én Engels, fondsen zoeken, bestuurszaken, de bank, de Kamer van Koophandel in Nederland. Ik wil me eigenlijk vooral bezighouden met het doel waarvoor ik de stichting hebt opgericht, maar al die administratie kost veel tijd. Ik denk: zien die mensen daar eigenlijk wel hoeveel impact dit heeft op een kleine stichting?’

Ook Nederlandse instanties kosten volgens haar veel energie. ‘We hebben heel lang geworsteld met de inschrijving van nieuwe bestuursleden in het UBO-register. We konden uiteindelijk een boete van 25.750 euro krijgen als het niet op tijd geregeld was. Ruim 2,5 keer ons jaarbudget!’

Van Asten merkt dat procedures vaak leidend zijn, terwijl er weinig oog lijkt te zijn voor de mensen achter kleine maatschappelijke organisaties. ‘Vorig jaar kreeg ik een afwijzing waarbij in de mail stond dat ik contact kon opnemen als ik wilde weten waarom de aanvraag was afgewezen. Dat heb ik drie keer geprobeerd maar ik heb nooit antwoord gekregen. Waarom nemen die fondsen de telefoon niet op? Ik wil juist leren waarom het niets geworden is.’

Waarom ben je toch weer begonnen?

‘Een paar maanden later werd er op mijn deur geklopt. Er stond een jongetje van een jaar of zeven. 'Miss, do you recognize me?' vroeg hij. Hij vertelde dat hij het hier zo fijn had gevonden en zijn moeder had gevraagd of hij nog een keer langs mocht komen. Hij noemde het een magisch huis. Toen wist ik: daar doe ik het voor.’

Heb je ook meegemaakt dat een afwijzing uiteindelijk toch iets opleverde?

‘Begin dit jaar hebben we een Nederlandse aanvraag gedaan. Die werd niet gehonoreerd, maar ze vonden het idee zo goed dat ze toch de helft van het bedrag beschikbaar stelden. En tegelijkertijd deed een Amerikaanse ondernemer een substantiële donatie. Soms gebeuren er onverwacht mooie dingen. En… ik zal een oplossing vinden voor de bureaucratie hier, misschien richt ik een sociale onderneming op en kan ik zo de kinderen helpen.’

--

John van Duin (Resto VanHarte): 'Blijf niet alleen rondlopen met een afwijzing'

Incasseren hoort volgens jou bij het vak. Waarom?

‘Omgaan met tegenslagen hoort erbij, bij het leven, maar zeker bij die van een fondsenwerver. We maken het wekelijks mee. Dat hoeft niet alleen een afwijzing van een fonds of bedrijf te zijn. Ook als een collega uitvalt of een project anders loopt, moet je incasseren. Ik denk wel dat je incasseren kunt leren. Wij vieren onze successen, maar we hebben het ook bewust over de dingen die niet lukken als een teleurstelling nog vers is. Evalueren, opschrijven wat er is gebeurd en vooral niet te lang blijven hangen in hoe vervelend het was.’

Kun je een voorbeeld geven?

‘We waren lang in gesprek met een bedrijf. Vanuit de directie was eigenlijk al aangegeven dat ze met ons wilden samenwerken. Daarna gingen we met hun marketingafdeling alles uitwerken. Zij wilden foto's en video’s maken in onze Resto VanHarte-locaties waarbij ‘wijn’ centraal stond. We hebben nog geprobeerd een alternatief te bedenken met alcoholvrije wijn, maar dat was voor hen geen optie. Toen viel de samenwerking weg. Dat was teleurstellend omdat we er veel tijd in hadden gestoken.’

‘Ik herinner me een aanvraag voor ongeveer 65.000 euro die werd afgewezen. Achteraf denk ik dat ik de aanvraag beter had moeten voorbereiden. Haastige spoed is zelden goed. Dus de les is ook: houd je gewoon aan je voorbereidingstraject. Neem geen geitenpaadjes omdat er tijdsdruk is.’

Hoe zorg je ervoor dat teleurstellingen niet blijven hangen in je team?

‘Je weet als fondsenwerver dat niet alles lukt. Onlangs hadden we het er nog met elkaar over. We concludeerden dat we niet zo vaak met grote tegenslagen bezig zijn, omdat er gelukkig ook heel veel lukt. Iedere donatie die binnenkomt zetten we in onze appgroep. Zorg voor een goede pijplijn met veel verschillende aanvragen. We hebben een groot bord waar we successen opschrijven. Dat houdt de sfeer positief. Als iemand baalt van een afwijzing, laat dat ook zien wat er wél is gelukt. Dat helpt enorm.’

Heb je meegemaakt dat een afwijzing achteraf juist iets goeds opleverde?

'Een paar gemeenten stopten met subsidie. Dat was een enorme teleurstelling. Daardoor besloten we anders te gaan denken. We hebben vervolgens meerdere fondsen tegelijk benaderd met één gezamenlijke aanvraag voor een heel jaarprogramma. Daardoor ontstonden er andere gesprekken en werd de verantwoording eenvoudiger. Uiteindelijk heeft die tegenslag ons dus geholpen om een manier van financieren te ontwikkelen die veel beter werkte.'

Welk advies geef je beginnende fondsenwervers?

‘Wees niet bang om over mislukkingen te praten. Kijk samen wat je ervan kunt leren, de volgende keer profiteer je daarvan. En als een aanvraag wordt afgewezen, ga dan juist door. Blijf geloven in het idee, maar kies een andere route.’

--

Berith Danse (Plein Theater): 'Het voelde alsof ons bedrijf failliet ging'

Hoort incasseren bij het vak fondsenwerven?

‘Sinds 1997 ben ik fondsenwerver en wist ik meteen veel geld binnen te halen voor een vrouwentheatergroep in Nicaragua. Later kregen we ook 72.000 gulden voor een groot uitwisselingsproject. Dat was prachtig. Later in Nederland merkte ik dat het niet lukte geld te werven bij de kunstfondsen (rond 2000-2010). Het waren gesloten bolwerken van vrijwel alleen maar witte mannen. Onafhankelijke makers en communitytheater pasten simpelweg niet binnen het systeem. Ik voelde me daardoor ongewild en ongeliefd, terwijl ik hier gewoon ben opgeleid. Ik heb toen besloten mijn energie niet te blijven steken in een deur waar een soort geheime code op zat. Incasseren betekent voor mij ook dat je durft te erkennen dat iets niet jouw weg is. Ik ben een andere richting opgegaan.’

Die andere weg werd Theatre Embassy, een internationale theaterorganisatie. Daar was je juist heel succesvol in?

‘Wij kregen de kans om met theater te werken aan ontwikkelingssamenwerking en het Ministerie financierde ons. We zaten eigenlijk precies op het goede moment in een nieuwe ontwikkeling. Er was weinig concurrentie en we konden echt iets opbouwen internationaal. Tijdens de economische crisis, acht jaar later, werd de steun voor cultuur en ontwikkeling vrijwel van de ene op de andere dag beëindigd. Binnen zes weken moest ik de stekker uit Theatre Embassy trekken. Op dat moment had ik in Soedan net een première gespeeld. Ik kreeg een telefoontje met de boodschap dat ik terug moest komen naar Nederland, omdat het afgelopen was. Dat voelde niet als een gewone afwijzing. Het was alsof ik uit de lucht werd geschoten. Niet alleen de subsidie stopte, maar alle regelingen verdwenen. Er waren geen loketten meer, geen mogelijkheden om door te gaan. Iedereen stond ineens op straat.’

Wat deed dat met jou?

‘Het voelde alsof ons bedrijf failliet ging. Als je een groot bedrijf runt en het gaat failliet, ben je ook niet de week daarna weer aan het werk. Ik ging niet dood, maar het duurde heel lang voordat ik die klap had verwerkt. Voor mij zat de pijn vooral in het afscheid van de mensen met wie ik jarenlang had gewerkt. Er was ontzettend veel verdriet en rouw. Het meest confronterende besef kwam eigenlijk pas veel later. Ik ging werken in het Plein Theater dat ook beschadigd was door het beleid van Halbe Zijlstra. Pas na acht jaar bikkelen werd ons theater structureel gefinancierd. Ik realiseerde me dat het tien jaar had geduurd om weer in zo’n situatie te komen.’

Heb je de subsidieverstrekker ooit verteld wat het met jou heeft gedaan?

‘Daar heb ik nooit over nagedacht. Kortgeleden sprak ik een theatermaker die twaalf jaar structureel subsidie had ontvangen. Ze kreeg een afwijzingsbrief, belde om een afspraak te maken en hoorde daarna niets meer. Dat is eigenlijk heel vreemd. Als je na twaalf jaar uit een organisatie vertrekt, krijg je meestal een exitgesprek. Je kijkt samen terug en rondt iets af. In de subsidiewereld nemen ze niet zorgvuldig afscheid. Er is wel een manier om subsidies toe te kennen, maar geen manier om met aandacht en respect afscheid te nemen van organisaties waarmee je jarenlang hebt samengewerkt. We hebben het tegenwoordig veel over fair practice en sociale veiligheid. Volgens mij hoort een goed afscheid daar ook bij.’

Waarom blijf je toch fondsen werven?

‘Ik vind het mooi om fondsen te werven voor projecten waarbij ik anderen in hun kracht zet. Dat is altijd mijn drijfveer gebleven. Ondanks alle teleurstellingen geloof ik nog steeds in wat er kan ontstaan als goede ideeën de kans krijgen.’

--

Dit artikel stond eerder in Vakblad fondsenwerving, jaargang 28, nummer 3, dat in augustus 2026 verscheen.