Voor elke organisatie is het ieder jaar weer een flinke klus: het opstellen van het jaarverslag. Hét document waarin alle verhalen die een organisatie karakteriseren en de getallen over het afgelopen jaar samenkomen. Het verzamelen van de benodigde informatie en vormgeven van het jaarverslag wordt door veel organisaties als tijdrovend en verplicht ervaren. Maar je kunt het ook zien als een kans en het jaarverslag beschouwen als visitekaartje van je organisatie. Met Jaarverslag.org ben je zelf in staat om je jaarverslag online te ontwerpen en publiceren. En dat is niet alleen gebruiksvriendelijk, maar ook duurzaam.
Branded content
Dit artikel wordt mogelijk gemaakt door Jaarverslag.org.
Visitekaartje van je organisatie
Het jaarverslag kan voor een organisatie een visitekaartje worden dat waarde genereert en het verspreiden waard is, maar vaak wordt het document (nog) niet zo gebruikt. Een mooi vormgegeven en informatief jaarverslag biedt organisaties een uitgelezen kans om stakeholders, (potentiële) donateurs en sponsors te inspireren en te informeren. Het document kan fungeren als een plek waar alle facetten samenkomen: de mooie impactverhalen, de belangrijkste resultaten en de cijfers van het afgelopen jaar.
Om het jaarverslag te verspreiden kiezen veel organisaties er op dit moment voor om het complete jaarverslag te printen. Stel: een organisatie maakt een verslag van tweehonderd pagina’s en print die driehonderd keer, dan kost dat onder de streep ongeveer een boom aan papier. Met een online jaarverslag is het mogelijk om die boom te besparen.
Andere organisaties kiezen er daarom voor om het verslag in pdf-vorm online te publiceren. Daar zit echter ook een nadeel aan: een pdf is op mobiele apparaten niet goed leesbaar en het is minder makkelijk om er doorheen te bladeren. Ook die belemmering is met een online jaarverslag te ontlopen.
De voordelen van een online jaarverslag
Jaarverslag.org verzorgt een goed leesbare publicatie die op elk device optimaal te gebruiken is. Daarmee is het makkelijker om je ‘visitekaartje’ te delen op een manier die de organisatie dure papier- en drukkosten bespaart.
Bij het opstellen van het soms honderden pagina’s dikke document zijn bijna alle afdelingen betrokken en zodoende vindt iedereen wel wat van datgene wat er op dat moment in het conceptverslag staat. Bij elke correctieronde zijn er suggesties voor wijzigingen. Door alle gebruikers toegang te geven tot de tool kunnen meerdere mensen (tegelijk) de kopij en vormgeving aanpassen met de toegankelijke WordPress-omgeving. Het is makkelijk correcties door te voeren zonder dat er een externe vormgever aan te pas hoeft te komen.
Daarnaast geeft het online jaarverslag de organisatie de mogelijkheid om het leesgedrag van bezoekers te analyseren. Wie bekijken het jaarverslag en waar komen zij vandaan? Welke hoofdstukken worden het best ontvangen en welke hebben meer aandacht nodig?
Ervaringen van organisaties met Jaarverslag.org
Benieuwd welke organisaties je al voor gingen? Laat je inspireren door een paar toffe voorbeelden!
Stichting TijdVoorActie
De mogelijkheden die Jaarverslag.org met haar toolbiedt worden door gebruikers ook écht als oplossing ervaren. Vrijwilligersorganisatie voor jongeren Stichting TijdVoorActie wilde twee jaar geleden als deel van haar professionaliseringsslag het jaarverslag onder handen nemen en gaan gebruiken als een inspirerende toolom verder mee naar buiten te treden. ‘Tot twee jaar geleden werd er bij ons alleen een pdf gemaakt met daarin een terugblik op het afgelopen jaar. We vonden het tijd worden om het jaarverslag op een aantrekkelijkere manier te presenteren die past bij de ontwikkeling die TijdVoorActie doormaakt,’ legt Marieke Joosten, communicatieadviseur van de stichting, uit.
Joosten ervoer dat een online jaarverslag voor TijdVoorActie een makkelijke manier is waarop de organisatie resultaten kan delen. Het stukje vormgeving wat zij zelf niet in beheer hadden viel weg; de aanpassingen maakten zij gewoon zelf. ‘We hebben onderzoek gedaan en voor ons kwam Jaarverslag.org als sterkste optie uit de bus. Als organisatie in de sector Welzijn is er weinig budget om te besteden aan dit soort middelen. Voor ons is dit daarom een uitkomst, omdat het echt betaalbaar is. Het gebruik is een ander groot voordeel: het werkt simpel en intuïtief en voor collega’s met meer gevoel voor techniek en vormgeving biedt het voldoende mogelijkheden om elk jaar weer verbeteringen te maken.’
Joosten is erg enthousiast over de mogelijkheden van de tool. ‘Het heeft veel mogelijkheden om het eigen te maken. Ook staat de support klaar om je verder te helpen als je vastloopt. Kortom: een goede toolom je jaarverslag dicht bij je publiek te brengen.’
Iets voor jouw organisatie?
Bezoek de website van Jaarverslag.org of vraag een online demo aan en ontdek de mogelijkheden voor jouw organisatie.
