Assistent Relatiebeheer Universitaire Bestuursdienst

We zoeken een zeer flexibele, zelfstandige en gezellige assistent relatiebeheer. In deze veelzijdige functie bied je managementondersteuning aan het hoofd, treed je op als gastheer/-vrouw voor onze gasten, zorg je dat onze afdeling blijft draaien en ondersteun je bij allerhande activiteiten van het team Relatiemanagement.

De afdeling Relatiemanagement is binnen de Universiteit Utrecht verantwoordelijk voor alumnibeleid, fondsenwerving en relatiebeheer (inclusief Kabinetszaken). De medewerkers van deze afdeling werken aan het verbinden van cruciale relaties voor de universiteit. Dit doen we door betekenisvolle relaties aan te gaan met alumni, partners, donateurs en andere relaties. Daarom organiseren we activiteiten speciaal voor alumni en communiceren we met hen via onder andere alumni-magazine Illuster, website en social mediakanalen. Onze fondsenwervers werven onder de vlag van het Utrechts Universiteitsfonds financiële middelen voor onderzoek, onderwijs, academisch erfgoed en voor een levendig studieklimaat. En we organiseren allerlei events uit naam van het College van Bestuur waarbij we gasten ontvangen; onder meer grote universitaire evenementen zoals de Dies Natalis en de Opening van het Academisch Jaar.

Als assistent relatiebeheer ben je het gezicht van onze afdeling en fungeer je als spin-in-het-web. Je helpt ons duurzame relaties te bouwen door gasten te ontvangen en relaties te woord te staan aan telefoon. Je springt bij als er grote events zijn en helpt bij lichte databasewerkzaamheden.

Je hoofdtaken bestaan uit:

• algemene ondersteuning van het hoofd relatiemanagement, tevens directeur Utrechts Universiteitsfonds en de 4 teamleiders;
• het in kaart brengen van (werk)processen en opstellen/bijhouden van handboeken;
• het werken met data (contactdata, events, verzendlijsten e.d.) in ons CRM-systeem;
• het ontvangen van donateurs en andere gasten en hen welkom laten voelen;
• het beantwoorden van de telefoon, verstrekken van informatie, verwerken van inkomende en uitgaande post en e-mail;
• het regelen van catering, zaalreserveringen, dienstreizen etc.;
• het ondersteunen bij (grote) evenementen.

Profiel

• Je hebt een vooropleiding op minimaal hbo-niveau.
• Je bent flexibel, initiatiefrijk, accuraat en stressbestendig en hebt werkervaring als bijvoorbeeld officemanager of eventcoördinator.
• Je hebt een goede beheersing van het gehele Officepakket en bij voorkeur een CRM-systeem.
• Je hebt affiniteit met ondersteuning in digitale vorm.
• Je bent representatief en voorkomend en hebt een service- en resultaatgerichte instelling.
• Je bent een netwerker en kunt goed in teamverband, maar ook zelfstandig werken.
• Je legt snel (inhoudelijke) verbanden tussen acties en werkzaamheden.
• Je bent in staat jezelf zowel mondeling als schriftelijk goed uit te drukken en hebt een goede beheersing van de Nederlands en Engelse taal.
• Het is een pre als je werkervaring hebt binnen een complexe, grote organisatie en/of in een fondsenwervende organisatie.

Aanbod

Wij bieden een tijdelijk dienstverband (0,6 - 1,0 fte) voor de duur van een jaar met - bij goed functioneren - uitzicht op een dienstverband voor onbepaalde tijd. Het salaris bedraagt - afhankelijk van opleiding en ervaring - minimaal € 2.402,- en maximaal € 3.026,- (schaal 6 van de cao Nederlandse Universiteiten) bruto per maand, bij een fulltime dienstverband. Je ontvangt daarnaast 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 8,3%.

Verder heeft de Universiteit Utrecht een aantrekkelijk pakket arbeidsvoorwaarden, waaronder keuze voor een goede balans tussen werk en privé (onder andere een goede verlofregeling), ontwikkelingsmogelijkheden en een uitstekende pensioenregeling. Kijk voor meer informatie op werken bij de Universiteit Utrecht.

Over de organisatie

Een betere toekomst voor iedereen. Die ambitie motiveert onze wetenschappers bij hun toponderzoek en het geven van inspirerend onderwijs. Bij de Universiteit Utrecht werken diverse disciplines intensief samen aan maatschappelijk belangrijke thema's. Onze focus ligt op Dynamics of Youth, Institutions for Open Societies, Life Sciences en Sustainability.

De Universitaire Bestuursdienst (UBD) werkt aan de geïntegreerde ondersteuning van het bestuur van de Universiteit Utrecht. Acht directies ondersteunen het college van bestuur bij het opstellen en uitvoeren van de jaarlijkse bestuursagenda en het vierjaarlijkse strategisch plan en bij het verlenen van de diensten. De UBD is gevestigd op het Utrecht Science Park niet ver van het historische centrum van Utrecht.

De afdeling Relatiemanagement werkt aan het betekenisvol verbinden van cruciale externe relaties aan de Universiteit Utrecht. De afdeling bemant het Alumni Office en de Stichting Universiteitsfonds Utrecht en is verantwoordelijk voor een deugdelijk beheer van overige strategische externe relaties. Het universiteitsfonds wordt bestuurd door het bestuur, bestaande uit alumni en de voorzitter van het College van Bestuur van de Universiteit Utrecht.

Aanvullende informatie

Neem voor meer informatie contact op met Margot van Sluis-Barten (Directeur) via m.m.vansluis-barten@uu.nl of 030 253 40 46.

Solliciteren

Iedereen verdient het om zich thuis te voelen bij onze universiteit. We verwelkomen medewerkers met een grote verscheidenheid aan achtergronden en perspectieven.

Heb je interesse om te solliciteren? Stuur je motivatiebrief en cv toe via de sollicitatieknop.

Uiterlijk reageren op 1 april 2023.

SOLLICITEER